Echangeant avec des freelances sur instagram en MP ou via le co-working virtuel de Blandeen, j’ai constaté que structurer leur business est souvent flou et/ou difficile. Par quoi commencer ? Ai-je besoin d’un site internet ? Instagram aide-t-il a trouver des clients ? Comment faire un devis ? Comment céder mes droits d’auteur à chaque projet ?
Se poser 500 questions par jour concernant ta vie professionnelle est chose commune. Il n’y a pas de guide officiel pour naviguer en eaux sûres pour un(e) graphiste freelance et c’est rarement à l’école que l’on apprend à diriger son studio. Tu pars donc à l’aventure ! Souvent, on commence par un bureau dans sa propre chambre plutôt que dans un atelier d’artiste de 100m², et les fins de mois ne sont pas toujours évidentes.
Si tu es nouveau ou nouvelle par ici, je te replante un peu le décors. J’ai démarré mon business il y a 9 ans en tant que graphiste et j’ai vécu de belles opportunités comme des moments très difficiles. Il y a tout juste 2 ans, j’ai restructuré complètement mon activité après une dépression. Cette épreuve a été un véritable électrochoc dans ma vie professionnelle. Je ne pouvais plus supporter le manque de rigueur dans mon processus de travail, la gestion financière bancale de mon entreprise et le manque de vision à long terme.
Comme tu peux le constater, il n’est jamais trop tard pour repartir sur des bases plus solides. Faire des erreurs est normal, cela permet d’apprendre. Connaître la galère est une situation beaucoup plus classique qu’on ne le dit, surtout en étant indépendant. D’ailleurs, la méthode que je te livre aujourd’hui me sert beaucoup actuellement. Suite à ma restructuration réalisée il y a 2 ans, mon activité a vraiment décollée et j’ai décidé de monter un nouveau studio.
Dans cet article, j’ai décidé de te livrer les 11 étapes qui vont te permettre aussi de structurer ton activité, maîtriser tes outils de communication, et poser des objectifs clairs.
Définir un socle stratégique
S’il y a bien une chose qui est décisive dans un business, c’est une stratégie. Pas n’importe laquelle : celle qui va te permettre de ne pas te noyer au milieu de la masse. La majorité des créatifs réussissant dans leur activité sont ceux qui ont défini 3 pivots essentiels : une niche, un positionnement, une offre. Ceci est la base d’une stratégie de développement commercial.
- La niche : trouver le type de client idéal (et de projet idéal, par extension) avec lequel tu souhaites travailler. Comment faire ? Je te propose quelques questions pour te mettre sur la voie : dans quel autre domaine te sens-tu passionné(e), légitime et en confiance, hormis le graphisme ? Est-ce un marché rémunérateur ? Les acteurs de ce domaine sont-il à ta portée (physique ou virtuelle) ? Si oui, étudie les possibilités de ce micro-marché de fond en comble. Tu as trouvé ta niche.
- Le positionnement : généralement, tu te positionnes en fonction de ta cible et de la concurrence. Comment veux-tu être identifié dans l’esprit de tes futurs clients face à tes concurrents ? Par la gamme (ex : haut-de-gamme/luxe), ton style (ex : très coloré), une prestation en particulier (ex : e-commerce) ?
- L’offre et le discours : en fonction de ta niche et de ton positionnement, tu vas pouvoir créer une offre et un discours commercial : valeurs, histoires et solutions aux problèmes de ta niche. Pour que cette offre soit efficace et irrésistible, il est important de comprendre les véritables enjeux et bloquages que rencontre la cible sur laquelle tu t’es fixé(e). Pour se faire, il est nécessaire d’apprendre à la connaître, ouvrir le dialogue avec elle. C’est une aventure humaine, avant tout. Si ta cible pense qu’elle peut se passer de ton offre ou est insensible à ton discours commercial, c’est qu’ils ne sont pas adaptés.
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Définir une fourchette de tarifs
Fixer une fourchette de prix pour les services que tu vas proposer est essentiel. Cela va te faciliter grandement la négociation de tes tarifs. Pour définir une fourchette, c’est très simple : crée 3 niveaux de prix par prestation que tu proposes avec à chaque fois des options différentes.
3 prix différents correspondant à 3 gammes, de la basique à la premium. La basique correspondra à ton service d’entrée de gamme, c’est à dire à ce que tu proposes de moins cher et avec le moins d’options. L’intermédiaire correspondra à un service plus fourni que la basique, et la premium à la gamme la plus complète.
Lorsque tu seras face à ton client pour la première fois (ou par téléphone), demande lui de t’expliquer pourquoi il a besoin de toi. En fonction de la ou les prestations nécessaires, tu pourras donner une fourchette de prix et les options qui vont avec. Proposer du concret, des solutions immédiates, est rassurant pour un client. De plus, tu lui laisses la liberté de choisir la formule qui lui convient, tu n’imposes pas un seul prix fixe comme c’est souvent le cas.
Trouver un nom pour son activité
Au début de ma vie d’entrepreneuse, je ne pensais pas que le nom de ma société pouvait avoir une quelconque importance. Pourtant, il en a une. Lorsque tu choisis une niche, il y a des mots ou des sons qui y font forcément écho. Fais des recherches et positionne ton nom au plus près de ce que tu vends. Le nom est une partie de ton identité, il doit avoir un sens et être compris facilement par tes futurs clients.
Créer son identité visuelle
Une fois le socle stratégique et le nom en place, tu as tout ce qu’il te faut pour démarrer ton branding. A toi d’étudier en profondeur ce qu’aime voir ta cible, les codes graphiques qui vont pouvoir appuyer tes valeurs, et aussi découvrir ce que font déjà tes concurrents. Fais des tests, explore. Chaque visuel, couleur, typographie doit avoir un sens.
Créer un modèle de devis, de cession de droits et de facture
Une fois que tu as l’identité, et notamment le logo, tu es prêt(e) pour la partie administrative et juridique (pas toujours très fun, je suis d’accord). Crée un modèle (ou template) de devis et de facture va te permettre de ne plus avoir à le faire pour chaque client.
Un conseil pour la mise en page : fais très simple et tout en noir et blanc, cela évite une consommation excessive d’encre à l’impression et le document restera très clair. J’ai créé un guide complet pour t’aider à créer un devis qui fait vraiment la différence, si tu le souhaites. Il est à télécharger dans les ressources.
Définis à l’avance dans ton devis les clauses que tu souhaites faire appliquer pour le projet : délais et mode de paiement, demande d’acompte, prix de retours supplémentaires, conditions d’achat de typographie ou photo supplémentaires, confidentialité, exclusivité, cessions des droits d’auteur… Tu peux mettre énormément de conditions dans un devis. Une fois signé, il engage ton client à respecter ces conditions.
Concernant le droit d’auteur, il est nécessaire d’avoir en ta possession un modèle de contrat de cession de droits, afin de pouvoir le remplir à chaque projet et permettre à ton client d’utiliser légalement tes créations. Un contrat de cession se doit d’être précis, il faut donc faire attention à ce que tu mets dedans. Les obligations pour une cession valide : préciser les différents droits cédés, leurs utilisations (supports, formats, exemplaires…). Si tu es totalement perdu sur le sujet, je t’aide à maitriser la cession de droits et tout ce qui concerne le droit d’auteur dans une formation adaptée aux graphistes indépendants.
Concevoir un site web efficace
Le site web est ta vitrine virtuelle. Au premier coup d’oeil, on doit se rendre compte qu’il est en alignement parfait avec ta charte graphique : couleurs, typo, illustrations, photos…
Ensuite, tous les textes doivent être minutieusement travaillé. En fonction de ta niche, des valeurs que tu prônes et de ton offre, rédige un discours commercial qui donne envie à ton client d’en savoir plus. Evite les tournures bateaux, sois sincère, donne des conseils utiles et questionne ton client dans certaines de tes phrases. Exemple : “et si, sans le savoir, votre stratégie sur les réseaux sociaux n’était pas assez efficace ?”
Enfin, évite d’utiliser un langage que tes futurs clients ne comprennent pas. Utilise des mots simples ou explique avec gentillesse. Aucun client n’aime qu’on lui fasse la morale.
J’ai déjà rédigé un article pour créer un portfolio efficace. Je te propose de le lire pour rentrer plus en détail sur le sujet.
Définir une routine commerciale
Un business qui fonctionne ne peut se passer d’une routine commerciale. Attendre que les clients viennent à toi grâce à ta visibilité sur les réseaux, des partages, ou la mise en ligne de ton site internet, n’est malheureusement pas efficace. Il est nécessaire d’aller vers tes futurs clients.
Oubli le cliché de la prospection par téléphone où tu te fais raccrocher au nez au bout de 20 secondes. Échanger avec les autres peut se faire de bien des manières. L’essentiel est d’être passionné et ouvert aux autres.
J’ai rédigé un article sur ma routine commerciale si le sujet t’intéresse. Tu trouveras des astuces pour te créer petit à petit un réseau et démarcher de nouveaux clients. Je propose également une formation avec mentorat 1:1 appelée Passage 23 pour aider les designers indépendant(e)s à maitriser cette partie parfois épineuse de leur business.
Créer un guide de bienvenue
Je n’utilise un guide de bienvenue que depuis récemment, et je dois avouer que cela change ma vie. Bon, j’exagère, mais tu vois l’idée.
Un guide de bienvenue est un document que je fournis à tous mes nouveaux clients ou prospects. Que contient ce guide ?
- Mon histoire et pourquoi j’ai créé mon activité
- Une présentation de mon activité : cible, positionnement, offre
- Mon expertise et les effets bénéfiques pour la marque du client
- L’histoire et les visuels de deux projets passés (mise en situation)
- Une liste des mes prestations phares et une fourchette de prix pour chacune
- Mon processus de travail
- Des conseils pour nous aider à communiquer et formuler des retours productifs sur les travaux
- Les conditions que je demande pour démarrer un projet
Comme tu peux le constater, ce guide est épais et complet. J’aime être transparente et claire. J’explique que mon savoir-faire n’a rien de magique et j’encadre chaque collaboration avec soin.
De plus, en fournissant ce document à chaque prospect, je montre quel type de collaboration je recherche. Ceux qui se sentiront en adéquation avec le contenu proposé seront charmés et voudront en savoir davantage ou me rencontrer. C’est souvent ainsi que de belles relations professionnelles se construisent.
Préparer un modèle de brief complet
Auparavant je fonctionnais avec un questionnaire simple : informations essentielles sur le client, sa demande et les options qui vont avec, des inspirations qu’il aime ou n’aime pas…
Les réponses m’aidaient à créer de beaux projets, néanmoins ce système me privait de plusieurs choses essentielles pour mon business et celui de mes clients. Voici les inconvénients :
- Il ne me donnait aucune liberté pour diagnostiquer si la demande du client était en adéquation avec son besoin.
- Je n’avais pas connaissance du problème profond.
- Je n’avais pas les objectifs derrière cette demande.
- J’oubliais la cible de mon client dans le processus d’analyse et de création.
- Je me plaçais en exécutante et non en experte.
- Je n’avais aucun levier pour négocier.
Après avoir pris conscience de ces freins, j’ai donc adopté un nouveau système : un dossier brief complet. Je fournis ce document après le kit de bienvenue, si le client est emballé à l’idée de travailler ensemble. Dans ce dossier, j’apprends véritablement à le connaître. J’ai créé tout un panel de questions sur l’activité, la cible, les aspirations, les expériences importantes ou encore le bien être de l’entreprise de mes futurs clients. Grâce à cela, j’ai entre les mains un carnet de route pour établir les besoins du client et lui proposer des solutions efficaces.
Concevoir un dossier de présentation de projet
Ça y est, tes propositions de créations sont terminées et il te faut donc les présenter à ton client. Le pdf avec toutes les images est prêt, tu rédiges un email avec le document en pièce jointe et hop c’est envoyé. Une pointe de nervosité monte en toi et tu commences à te demander si le client va aimer. Tu espères qu’il y aura peu de retours, surtout si tu as négocié ta prestation à un prix au rabais.
Cette situation, je l’ai longtemps vécu et franchement… on peut mieux faire, je t’assure. Je ne dis pas qu’actuellement je n’ai plus de retours de mes clients, mais j’en ai peu et pas les mêmes qu’avant. Désormais, je travaille avec des retours constructifs et ciblés. D’où vient cette différence ?
- Je suis expert dans mon domaine
- J’ai un processus de travail très complet qui me donne l’opportunité d’être payée à ma juste valeur
- J’explique mes créations avec un dossier de présentation
Un dossier de présentation de création permet au client de comprendre toute l’histoire : les raisons et objectifs derrière tes choix graphiques, chaque création avec sa grille de construction, quelques mises en situation grâce à des mock-ups… Tu dois montrer tout le travail effectué en amont dans un document propre et complet, pour éviter que ton client n’est à deviner ce que tu lui présentes. Avoir confiance en tes connaissances est le meilleur moyen de lever beaucoup de doutes chez ton client. Il va se sentir entre de bonnes mains et c’est justement le but de notre métier.
