Que tu te sois lancé(e) il y a longtemps ou non, il y a des indispensables auxquels on ne pense pas ou même que l’on ignore. Aujourd’hui, je ne vais pas te parler de création, de marketing ou encore de stratégie de contenu, mais de choses qui font les fondements d’une activité. Je te propose de faire un petit check up ensemble des indispensables à connaitre d’un point de vue gestion administrative et organisation quand on est graphiste indépendant. C’est partiiiiii ! 🙂
Des templates administratif à jour : devis et facture
Si tu génères toi-même les devis et factures pour tes projets, il est nécessaire d’être 100% au point sur les éléments obligatoires à faire figurer dessus. Des sanctions pour infraction aux règles de facturation ont été renforcées en 2019. Une amende de 15€ par mention manquante a été instaurée. Ainsi, ton client a le droit de signaler ta facture, s’il découvre qu’elle est incomplète. Pour palier à ce souci, je te propose un récap de quelques éléments souvent oubliés, et pourtant importants.
→ Pour un devis
Il y a quelques temps, j’ai rédigé un document PDF de 13 pages pour t’apprendre à créer des devis tip top et complets, avec aussi plein de conseils juridiques pour céder tes droits d’auteur : je te propose de le télécharger ici.
→ Pour une facture
- Un numéro unique par facture pour garantir un suivi optimal. Exemple de nomenclature : F-date-client-projet
- Une mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” à placer dans les notes si tu ne factures pas la TVA (c’est à dire en hors taxe).
- Si tu factures la TVA, mettre le numéro de TVA du client ainsi que le tien pour les factures de 150€ HT ou plus.
- Le montant de l’acompte versé si tu en as demandé un avant le démarrage du projet.
- Un délai de paiement (voir ci-dessous le détail) et une date à laquelle le règlement doit intervenir au plus tard.
- Une mention dans les notes concernant les pénalités de retard (tu peux en demander en cas de non-paiement à la date de règlement sans qu’un rappel soit nécessaire) : “Tout retard de paiement donnera lieu à des intérêts de retard aux taux minimal autorisé par l’article L441-6 du Code de Commerce, soit trois fois le taux d’intérêt légal, exigibles de plein droit, sans rappel, calculés sur le montant hors taxe.“
- Une mention dans les notes du montant de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.
- Pour les artisans et auto-entrepreneurs ayant une activité d’artisanat, il est nécessaire de mettre la référence de la RC pro (assurance Responsabilité civile professionnelle) et le nom de l’assureur.
- Le numéro au Répertoire des métiers pour les artisans et auto-entrepreneurs ayant une activité d’artisanat.
- Le numéro RCS (registre commerce et société) pour les commerçants, et le nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation.
Rappels :
→ Si ton entreprise est en cours d’immatriculation et que tu dois facturer avant réception de ton n° de Siret, pense à mentionner « Siret en cours d’attribution ».
→ Les factures sont à conserver pendant 10 ans, en format papier ou numérique, en cas de besoin comptable.
→ Tu n’as pas obligation de détailler une facture si ton devis signé comportait déjà toutes les informations liées aux prestations.
Délais légaux de paiement
- Comptant, c’est à dire que le client a l’obligation de payer la prestation le jour de la réalisation.
- A réception de facture, souvent avec un délai d’au moins une semaine.
- A 30 jours suivant la date d’émission de facture (le plus courant).
- A 60 jours suivant la date d’émission de la facture (délais long que je ne recommande pas du tout pour le bien être de l’entreprise).
- A 45 jours à partir de la fin du mois, c’est à dire que si vous émettez votre facture en début de mois, elle ne sera prise en compte qu’en fait de mois puis payée dans un délai de 45 jours (non c’est pas dingue!).
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S'organiser avec un outil simple
En terme d’organisation, j’ai testé un max de choses et acheté des tonnes d’agenda ou carnet, mais je n’ai jamais vraiment réussi à accrocher au concept… jusqu’à ma découverte de Google Agenda. Il faut noter que je me sers de Gmail depuis des années pour échanger avec mes clients, et je n’avais jamais mis le nez dans l’Agenda de Google, jusqu’à l’année dernière. Pourquoi, je ne sais pas !
Détails de mon organisation
- Chaque vendredi, je fais le planning de la semaine suivante.
- Je crée des plages horaires avec mes taches ou rdv, et je leur attribue une couleur différente en fonction de leurs natures.
- Je mets des rappels sur les rendus importants et les rdv, pour être toujours dans les temps.
- Je note tous les retours d’une création directement dans la tache à faire, afin d’avoir un suivi rapide.
- A la fin de la journée, je change de couleur chaque taches pour signifier si c’est fait. Mon code couleur : rouge si c’est non fait, orange si c’est partiellement fait, vert si c’est fait.
Ci-dessus un exemple de planning hebdomadaire réalisé sous Google Agenda, avec les différentes couleurs. Lorsque je crée mes tâches de la semaine suivante le vendredi après-midi, je prends en compte toutes les tâches commencées et non terminées, ainsi que celles au point zéro. Elles passent généralement en priorité !
Mettre en place un suivi des factures émises
Que tu sois en entreprise individuelle (auto-entrepreneur, EIRL, artiste/auteur) ou dirigeant d’une société, il est nécessaire de tenir un suivi de tes factures émises.
Voici mes conseils pour créer un document clair et efficace :
- Créer une feuille de calcul sur Excel ou Google Sheets
- Prépare 6 colonnes pour chaque facture à lister : N° de facture, nom client, montant, date limite de règlement, statut, Urssaf à payer, Déclaré
- Dans la partie “statut”, note en fonction du cas de figure : en attente de règlement, payé, retard
- Dans la partie “Urssaf à payer”, note le montant que tu devras déclarer une fois la facturé réglée
- Dans la partie “Déclaré”, note si tu as déclaré ou non la facture en question
Savoir relancer les factures impayées
Quand tu vois sur ton document de suivi qu’un règlement est en retard, il est temps de réagir ! Pour cela, tu as plusieurs solutions. Je te les ai classé par ordre de gravité.
- Faire une voire deux relances par email. Je te conseille de préparer un modèle tout fait de relance pour pouvoir gagner un maximum de temps.
- Relancer par téléphone ou en message vocal Whatsapp. Là tu prends les choses en main de vive voix, cela permet souvent de débloquer beaucoup plus rapidement le problème. N’est pas peur de le faire, tu es dans ton bon droit !
- Envoyer une lettre de mise en demeure et demander la régularisation de la situation. Ici on passe aux choses sérieuses, car c’est une solution qui vient après plusieurs relances emails et téléphoniques.
Conseil efficace
Envoi un email à ton client une semaine avant l’expiration d’une facture, afin de lui rappeler qu’il doit te régler rapidement. Cela permettra d’anticiper le problème, et te soulager !
Des contrats de cession de droits conformes
En France, nous avons la chance d’avoir un Code de la Propriété Intellectuelle, contenant une loi relative aux droits d’auteur des oeuvres graphiques et artistique. Un graphiste bénéficie ainsi de droits d’auteur sur chacune des créations originales qu’il réalise, que ce soit pour lui ou ses clients.
« L’auteur d’une oeuvre de l’esprit jouit sur cette oeuvre, du seul fait de sa création, d’un droit de propriété incorporelle exclusif et opposable à tous. » > article L.111-1 du Code de la propriété intellectuelle
A chaque commande réalisée pour un client, il est nécessaire de céder certains droits afin de lui permettre d’exploiter les créations concernées. Pour cela, un contrat de cession de droits doit être rédigé. Afin de ne pas utiliser un document caduque et proposer un service de qualité à ton client, je te recommande vivement de faire attention à ce que tu peux trouver sur internet.
Un contrat de cession de droits d’auteur doit être précis et lister les éléments suivants :
- Date et N° de référence du contrat
- Les coordonnées du graphiste, dit “le cédant”
- Les coordonnées du client, dit “le cessionnaire”
- La ou les créations concernées
- Les droits cédés
- Les utilisations et limites d’exploitation
- L’étendue géographique de cession
- La durée de cession
- La rémunération des droits (tu peux choisir de te rémunérer ou de les céder à titre gratuit)
- Une signature des deux parties
Le droit d’auteur étant un sujet flou et complexe, j’ai créé une formation spéciale où je t’apprends à créer des cessions simplifiées, conformes et précises. Si tu veux comprendre la valeur ajoutée de tes créations, maitriser les méthodes de calcul de tes droits d’auteur, créer une relation respectueuse et saine avec tes clients, le tout avec des exemples concrets de la vie de graphiste… tu n’as plus qu’à me rejoindre dans l’aventure !
Rappel important
Céder ses droits en illimité ou sur des supports futurs, est juridiquement caduque. Il est nécessaire de poser des limites claires et un cadre pour chaque contrat de cession.
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Au droit d’auteur
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Tu peux faire cette formation à ton rythme, où tu veux et quand tu veux. Le bonus ? Tu as accès aux mises à jour à vie, le tout gratuitement.
